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2008年02月07日

インターネットをもっとビジネスで活用する

 「インターネットをビジネスで活用する」というと難しそうですが、自社のWebサイトを用意する程度なら、比較的簡単だと思います。既にWebサイトを持っているという会社でも、一度作成して終わりというのではなく、自社のメディアや営業ツールとして積極的に活用していくということをもう一度検討してみるとよいのではないでしょうか。
 お客さまにとって役に立つ情報を掲載し、アクセスログを見ながら少しずつ改良を重ねていくことで、きちんとビジネスに結びつくWebサイトを作成することができます。ただし、見やすいWebサイトを作成したり、アクセスログを集計するような仕組みをつくったりするためには、やはりさまざまな技術が必要になります。そこで、さまざまな機能を持っているインターネットサービスを利用することで、ビジネスに結びつくWebサイトを簡単につくることができるのです。また、基本的な機能を提供するだけのインターネットサービスであれば、無料で利用できる場合も少なくありません。

業務に役立つインターネットサービス
 業務に役立つインターネットサービスとは、先週Aの「自社の従業員向けのインターネットサービス」のことです。たとえば、予定やファイルの共有などの機能を提供してくれるものです。
もちろん、インターネットサービスを使用しなくても、個人で利用しているパソコンを使用して、予定表やファイルなどのデータを管理することは可能です。しかし、社員がお互いの持っている情報を共有できていないと、効率良く仕事を進めていくことは難しくなってしまいます。また、会社のデスクトップパソコンに予定を記録していると、外出先からすぐに参照することができません。そのため、お客さんへの打ち合わせ日を決めるときにも「いったん帰社してからメールでご連絡します」ということになりがちです。
 その点インターネットサービスであれば、記録した情報はすべてインターネット経由でアクセスできるため、お互いの予定を共有できるようになったり、出張先のホテルから資料を確認する、ということが簡単にできます(大抵のインターネットサービスであれば、ユーザー名とパスワードがなければアクセスできないようになっているため、セキュリティの心配はいりません)。
 ちなみに、そういったグループで使用するための機能を持つソフトウェアのことを「グループウェア」と呼びます。つまり、グループウェアを活用することで、効率良く業務を進めていくことができるようになる、ということですね。
 皆さんの中には「インターネットサービスのグループウェアというのは、要するにサーバーと同じなのではないか?」と思われたかもしれません。
その通りです。サーバー活用のメリットは、インターネットサービスのグループウェアにもそのまま当てはまります。

サーバーより簡単に導入できる
 では、「自社でサーバーを導入すること」と「インターネットサービスのグループウェアを活用すること」はまったく同じなのかというと、そうではありません。一番の違いは「導入のしやすさ」です。
 確かにサーバーは安くなりましたし、便利で使いやすいソフトも増えてきました。しかし、本当にどの会社でも簡単にサーバーを導入できるかというと、やはりまだまだ難しいでしょう。特に、社員が数人という企業では、パソコンを一台購入するだけでもかなりの負担になってしまいます。また、いくらサーバーの管理が簡単になったとはいえ、完全にほったらかしというわけには行きません。日々のウィルス対策やバックアップなどはどうしても必要になります。ただ、従業員数が少ない企業では、そういった人手を用意することさえ厳しいと思います。
 そこで、インターネットサービスのグループウェアをうまく活用することで、会社の規模に合ったIT導入を行なうことができるというわけです。インターネットサービスのグループウェアであれば、サーバー用のパソコンを購入する必要もなければ、ソフトのインストールも必要ありません。サーバー用のパソコン自体の管理は、すべて運用している会社が行なってくれるからです。申し込むだけですぐに使えるため、非常に手軽です。
 また、データのバックアップやウィルス対策なども、すべてインターネットサービスを運用している会社に任せてしまうことができます。ただ、日々のデータのバックアップやウィルス対策などといった重要な作業を他人に任せてしまっていいのか、と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、インターネットサービスを提供している会社としては、「サーバーをきちんと運用すること」というのはビジネスの根幹になっています。そのため、たとえばデータのバックアップであれば、専用の設備や仕組みを用意し、それらの業務を効率良く行えるようにしているのです。ですから、安心して任せてしまっても大丈夫でしょう(万が一の場合にどのような保証をしてくれるのか、ということを確認しておくことも重要です)。
 もちろん、インターネットサービスのグループウェアにもいくつか欠点があります。
一番大きい欠点は、「カスタマイズが限定される」ということでしょう。インターネットサービスはあくまで既製品を利用することになるため、自社の既存のシステムと連携させたり、自社の業務に合わせた特殊な機能を追加したり、ということは難しくなります。もちろんある程度のカスタマイズができますが、それは最初から用意されている機能の範囲内に限られてしまいます。
 また、自社でサーバーを導入するのに比べると、データ容量を気にしなくてはならないことも多くなります。というのは、インターネットサービスの場合は、あくまでサービスの運用会社が管理しているサーバーを、他のユーザーと共有する形になるため、利用できるデータ容量は少なくなります。
 つまり、それぞれの方法に長所と短所があるため、自社に合ったものを利用すればよい、ということですね。一般的には、従業員が10人以下であるとか、とにかくすぐに試してみたい、という場合はインターネットサービスを利用した方がよいでしょう。逆に、きちんと使い込んでいくつもりであれば、サーバーの導入を検討してみるとよいと思います。

「とりあえず使ってみよう」という場合は・・・
 しかし、それぞれのサービスを利用するときに、別々の会社が提供しているものを利用すると、管理の手間が増えてしまいます。最近では、お客様向けのサービスと従業員向けのサービスを両方提供してくれるものも増えてきました。特別な理由がないのであれば、両方の機能を備えているサービスを利用した方がよいでしょう。
posted by seeds at 10:02| 大阪 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | DTPの知識/試験対策 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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